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Directives concernant l’établissement des rapports

Votre rapport doit être aussi précis que possible. Veillez à ne citer personne nommément et à ne pas soumettre une déposition dans laquelle un individu serait aisément identifiable au sein de votre organisation.

Il convient, par exemple, d’éviter les tournures du style «une personne travaillant dans le service comptabilité», lorsque ledit service ne compte qu’un seul collaborateur.

Il est important que les informations fournies soient aussi détaillées que possible.Cela permettra à votre entreprise de répondre de manière adéquate aux allégations portées.Il vous faut aussi comprendre qu’une procédure régulière doit être réservée à toute personne contre laquelle une allégation est faite.Tous les rapports doivent donc être vérifiés ou corroborés par une forme de preuve.Nous préférons que le ou les individus qui représentent une menace potentielle au sein d’une organisation soient amenés à rendre compte de leurs actes dans le cadre d’une enquête interne.

Exemples d’éléments qui devraient figurer selon nous dans un rapport:

1. Description du fait reproché

2. Comment a-t-il été constaté?

3. Quand a-t-il été découvert?

4. Comment ce comportement a-t-il pu passer inaperçu?

5. Qu’est-ce qui a permis de dissimuler la conduite reprochée?

6. A combien s’élève le montant potentiellement impliqué (le cas échéant) ?

7. Combien de temps ces agissements ont-ils duré?

8. Toute autre information jugée pertinente

9. Ne pas identifier ou citer le nom de quiconque; prière de réserver votre rapport à l'instance en charge des comportements contraires à l’éthique.

10. Identifiez-vous uniquement si vous consentez à ce que vos coordonnées apparaissent formellement dans le dossier.Cela peut impliquer que vous deviez vous rendre en personne auprès de votre entreprise pour y être entendu au sujet de votre allégation.

Ethicspro ne collecte pas d’informations personnellement identifiables vous concernant lorsque vous remettez un rapport, sauf si vous nous communiquez votre nom ou que vous mettez en ligne un document mentionnant votre identifiant sous la rubrique «propriétés du document».

Tout rapport remis peut constituer un moyen de preuve et pourra être présenté devant une cour de justice.Les auteurs de documents transmis à Ethicspro doivent garder cet élément d’information à l’esprit et être certains d’avoir bien lu et compris les directives ci-dessus. 

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